GESTION DOCUMENTAL
CONTROL DE VERSIONES
Según una encuesta
realizada por Perforce, el 81% de los trabajadores de oficina ha
trabajado alguna vez en la versión incorrecta de un documento. Teniendo
en cuenta que un documento realizado por un grupo de trabajo puede ser
modificado infinidad de veces, controlar las diferentes versiones puede
resultar complicado. Los gestores documentales tratan de controlar este
inconveniente. A través de un historial de versiones, los sistemas de
gestión documental ofrecen la posibilidad de acceder a cualquier versión
del texto para recuperar información, eliminarla o añadirla.
COLABORACIÓN
Hay sistemas en los que múltiples personas pueden trabajar en un documento al mismo tiempo, mientras éste está alojado en una localización central. Con ello, los empleados podrán acceder en todo momento a una visión general de un documento, pudiendo modificarlo si se considera necesario. La colaboración documental permite, de esta forma, compartir ideas e información entre los empleados de una compañía de forma más sencilla.
¡QUE ES LA GESTION DOCUMENTAL?
Los sistemas de gestión documental (SGD) se siguen convirtiendo en una pieza cada vez más importante para las empresas. La cantidad de información generada por las compañías actuales crece de forma exponencial y los antiguos sistemas de almacenamiento presentan demasiadas carencias. Un sistema de gestión documental asegura una información organizada y eficiente, que favorezca la productividad empresarial. ¿Cuáles son las ventajas de los sistemas de gestión documental? ¿Para qué sirve la gestión documental de forma digital? Veamos algunos beneficios de la gestión documental.
CENTRALIZACIÓN
La cantidad de canales a través de los que la información llega a las
empresas es amplia. A consecuencia de esto, grandes volúmenes de
información quedan desestructurados y repartidos entre los distintos
sistemas de una compañía. Un sistema de gestión documental almacena y
organiza toda la información proveniente del trabajo diario de la
empresa en una ubicación central.
DIGITALIZACIÓN
Comenzar a trabajar con un sistema de gestión documental significa llevar a cabo la digitalización de documentos
en papel. Con la colaboración de un escáner, los documentos físicos se
convertirán en versiones digitales que se almacenarán en una
localización central.
FLUJOS DOCUMENTALES
Un SGD puede convertir los flujos de trabajo en
procesos más eficientes y productivos. Gracias a la automatización de
las funciones, el sistema proporcionará una imagen global de los
procesos de trabajo dentro de la compañía. Este control de procesos
permitirá seguir las tareas incompletas, conocer aquellas que ya han
finalizado o automatizar tareas repetitivas que terminarán ahorrando
tiempo a la organización.
SEGURIDAD
Un SGD puede convertir los flujos de trabajo en
procesos más eficientes y productivos. Gracias a la automatización de
las funciones, el sistema proporcionará una imagen global de los
procesos de trabajo dentro de la compañía. Este control de procesos
permitirá seguir las tareas incompletas, conocer aquellas que ya han
finalizado o automatizar tareas repetitivas que terminarán ahorrando
tiempo a la organización.
Fuentes: Tic.Portal España