Gestion Documental

Impulsando la TRANSFORMACIÓN DIGITAL

GESTION DOCUMENTAL

El mercado se encuentra en pleno proceso de TRANSFORMACIÓN DIGITAL. Vemos a las grandes empresas completamente inmersas ya en este proceso y a la mediana empresa también invirtiendo en ello. 

Sin embargo, este proceso no es sólo para las grandes empresas. Aquellos emprendimientos o empresas de menor tamaño que quieran participar de este nuevo orden, también lo podrán hacer. Sus procesos de transformación serán, por cierto, muchos menos complejos y costosos.

Uno de los PILARES de esta TRANSFORMACIÓN DIGITAL es la digitalización de la información, y para ello, la GESTION DOCUMENTAL es la base.

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beneficios

CONTROL DE VERSIONES 

Según una encuesta realizada por Perforce, el 81% de los trabajadores de oficina ha trabajado alguna vez en la versión incorrecta de un documento. Teniendo en cuenta que un documento realizado por un grupo de trabajo puede ser modificado infinidad de veces, controlar las diferentes versiones puede resultar complicado. Los gestores documentales tratan de controlar este inconveniente. A través de un historial de versiones, los sistemas de gestión documental ofrecen la posibilidad de acceder a cualquier versión del texto para recuperar información, eliminarla o añadirla.

COLABORACIÓN 

Hay sistemas en los que múltiples personas pueden trabajar en un documento al mismo tiempo, mientras éste está alojado en una localización central. Con ello, los empleados podrán acceder en todo momento a una visión general de un documento, pudiendo modificarlo si se considera necesario. La colaboración documental permite, de esta forma, compartir ideas e información entre los empleados de una compañía de forma más sencilla.

¡QUE ES LA GESTION DOCUMENTAL?

Los sistemas de gestión documental (SGD) se siguen  convirtiendo en una pieza cada vez más importante para las empresas. La cantidad de información generada por las compañías actuales crece de forma exponencial y los antiguos sistemas de almacenamiento presentan demasiadas carencias. Un sistema de gestión documental asegura una información organizada y eficiente, que favorezca la productividad empresarial. ¿Cuáles son las ventajas de los sistemas de gestión documental? ¿Para qué sirve la gestión documental de forma digital? Veamos algunos beneficios de la gestión documental.

CENTRALIZACIÓN

La cantidad de canales a través de los que la información llega a las empresas es amplia. A consecuencia de esto, grandes volúmenes de información quedan desestructurados y repartidos entre los distintos sistemas de una compañía. Un sistema de gestión documental almacena y organiza toda la información proveniente del trabajo diario de la empresa en una ubicación central.

DIGITALIZACIÓN 

Comenzar a trabajar con un sistema de gestión documental significa llevar a cabo la digitalización de documentos en papel. Con la colaboración de un escáner, los documentos físicos se convertirán en versiones digitales que se almacenarán en una localización central. 

FLUJOS DOCUMENTALES 

Un SGD puede convertir los flujos de trabajo en procesos más eficientes y productivos. Gracias a la automatización de las funciones, el sistema proporcionará una imagen global de los procesos de trabajo dentro de la compañía. Este control de procesos permitirá seguir las tareas incompletas, conocer aquellas que ya han finalizado o automatizar tareas repetitivas que terminarán ahorrando tiempo a la organización.

SEGURIDAD 

Un SGD puede convertir los flujos de trabajo en procesos más eficientes y productivos. Gracias a la automatización de las funciones, el sistema proporcionará una imagen global de los procesos de trabajo dentro de la compañía. Este control de procesos permitirá seguir las tareas incompletas, conocer aquellas que ya han finalizado o automatizar tareas repetitivas que terminarán ahorrando tiempo a la organización.

Fuentes: Tic.Portal España